Il y a fort à parier que vous connaissez déjà ce festival de musique de grande envergure. Prenant place à Trois-Rivières, cet événement extérieur majeur compte 9 jours de festivités et plus de 100 spectacles déployés sur 15 scènes différentes. Nul besoin de vous préciser ce que cela représente comme défi logistique!
L’an passé, Élodie Gougenot, coordonnatrice billetterie et exploitation, a décidé de confier la gestion des stocks du festival à RapidBar, afin de doter l’événement d’un meilleur contrôle des inventaires sachant que chaque été, ce sont plus de 350 000 visites par jour qui sont recensées!
Voici une entrevue qui résume bien la collaboration entre un événement d’envergure et la solution de gestion d’inventaire RapidBar.
Élodie, comment a commencé la collaboration entre le FestiVoix et RapidBar?
« Cela fera bientôt un an que je travaille au FestiVoix, à l’exploitation de toute la gestion des bars et de la billetterie. Au départ, j’ai constaté que le plus grand problème concernait la logistique de l’inventaire. Une bonne partie de la gestion se faisait à la main ou avec l’aide de Square, mais on n’arrivait pas à atteindre notre cible, qui était d’avoir des inventaires informatisés à 100% pour limiter au maximum les pertes.
Notre but ultime était de trouver une application qui soit conviviale, facile et rapide pour balancer les inventaires. Et idéalement économique puisque nous sommes un OBNL.
Un soir, j’ai commencé à fouiller pour différentes options, et suis tombée sur le site de RapidBar. J’ai contacté l’équipe et j’ai adoré leur rapidité. Après quelques échanges, ils m’ont envoyé des tutoriels et des vidéos explicatives. Déjà, l’approche était facile et le service, super friendly. »
Parlez-moi du défi logistique rencontré lors de votre événement extérieur.
« Nous avions beaucoup de mal à organiser une bonne logistique pour éviter les pertes dans nos différents points de vente. Toute la circulation des produits du festival posait problème : avant, pendant ou après l’événement. On faisait des tableaux Excel, mais en événementiel, ça bouge beaucoup, surtout que nous avons 17 bars à gérer avec des réfrigérateurs et des fourgonnettes à bières.
Pour résumer, lors du FestiVoix, nos stocks voyagent d’un site à l’autre jusqu’aux frigos, pour être ensuite acheminés vers les bars. Il y a des transferts de stocks à l’interne, sauf que sur 9 jours, et avec autant de produits transférés, ce n’était vraiment pas pratique de travailler sur papier. Dans notre cas, on doit vraiment compter les ventes à l’once et la majorité des plateformes ne le permettait pas, alors qu’avec RapidBar, c’est possible. »
Vous êtes-vous sentie soutenue dès le départ par l’équipe de RapidBar?
« Oui, Ian et Fabrice ont toujours été là pour répondre à mes questions. Dès que j’ai commencé à explorer la plateforme, je l’ai aimée. Ce que j’apprécie aussi, c’est que l’équipe accueille les recommandations des clients. J’ai soumis beaucoup d’idées, et soit que c’était déjà en cours, soit Ian et Fabrice étaient disposés à faire des ajouts. L’équipe a modifié plein de trucs qui vont m’aider pour la prochaine édition du FestiVoix. »
Qu’avez-vous demandé à l’équipe comme modifications pour que RapidBar convienne davantage aux besoins du FestiVoix?
« J’ai demandé plus d’ajouts que de modifications en fait, et j’en suis d’ailleurs très reconnaissante que l’équipe ait pu adapter le produit à nos besoins. Maintenant, par exemple, nous pouvons ajouter une date de réception sur les commandes. C’est pratique parce que bien souvent, on ne reçoit pas la commande complète de nos produits. Donc là, de pouvoir ajouter une date de réception avec une quantité X et la dupliquer pour voir le reste des items non reçus, c’est vraiment génial.
De plus, l’équipe travaille fort afin d’établir une correspondance entre Square et RapidBar pour un coup d’œil sur les ventes en temps réel. Donc lorsqu’il y aura une vente qui se fera dans Square, ça apparaîtra automatiquement dans Rapid Bar. Et ce sera la même chose pour les remboursements, les produits qui retournent en frigos, les revendables ou les pertes. »
Qu’est-ce que l’utilisation d’une solution de gestion d’inventaire comme RapidBar a changé?
« Ça a changé ma vie (rires) parce que maintenant, je vois exactement ce que chaque bar ou station détient dans son frigo. C’est très pratique. De plus, c’est très facile à utiliser, même au niveau de l’inventaire. On mesure la bouteille, on inscrit les onces, et ça se calcule automatiquement. Lorsqu’on vend un shooter ou une once par exemple, ça se résume en format bouteille. Ça, c’est vraiment top!
Autre chose qui est formidable avec cette application c’est qu’il est possible de suivre les transferts d’un endroit à l’autre par date ou par produit. L’an passé, j’ai eu un pépin avec un produit, et j’ai tout de suite contacté l’équipe, qui m’a sorti tous les transferts qui avaient été faits avec ce produit- là. Disons que ça a simplifié grandement les choses!
J’adore RapidBar parce que les employés qui travaillent dans les bars font leurs commandes aux coordonnateurs via leur cellulaire. Ils font leurs listes selon leurs besoins. Le coordonnateur reçoit la commande, approuve le transfert, puis l’inventaire est réajusté automatiquement. On est loin d’un papier qui peut être perdu, illisible ou mouillé par la pluie.
Là, tous les coordonnateurs ont une tablette et chaque matin, voient les quantités qu’ils ont dans leurs bars respectifs et font les ravitaillements pendant que les inventaires sont ajustés. C’est merveilleux. »
Quand on change les façons de faire, certains membres de l’équipe peuvent manifester des réticences. Comment ça s’est passé pour vous?
« Ce que j’ai fait, c’est que j’ai convoqué tous les coordonnateurs de zone et les dirigeants pour une formation où j’ai présenté un PowerPoint qui montrait exactement quoi faire, où cliquer, quelle section sert à quoi, etc. J’ai aussi réalisé une vidéo sur un téléphone où je me suis filmée en train de passer une commande. Ils ont trouvé ça super intuitif et ça s’est super bien passé. »
Est- ce qu’il y a autre chose que RapidBar apporte comme solutions?
« En fait, avec RapidBar, on minimise la marge d’erreur et on diminue les risques de pertes. Cette application d’inventaire est maintenant un essentiel. Les restaurants, les bars, les hôtels et même les événements devraient connaître cette solution d’inventaire et l’utiliser pour sa facilité d’exécution et d’utilisation, et la clarté de l’application. On clique sur une rubrique, on sait exactement où on s’en va, qu’est-ce qu’on cherche, etc.
Je leur conseille vivement d’en faire l’essai, surtout aux gens qui ont, comme moi, plusieurs points de vente ou plusieurs entrepôts. S’ils veulent un contrôle sur leurs produits en tant que gestionnaires, c’est juste normal d’avoir un logiciel qui te facilite la vie. D’autant plus que RapidBar est un logiciel d’ici, voué à l’alimentation et à la boisson. C’est tout simplement parfait pour nous. »
Pour mieux connaître le FestiVoix de Trois-Rivières, c’est ici: https://festivoix.com/fr/
Credits photo: Cyrille Farré