Guide étape par étape de la transformation numérique des stocks pour les entreprises alimentaires

Dans les secteurs de l’hôtellerie et de la restauration, une gestion efficace des stocks n’est pas seulement un atout, c’est une nécessité. Avec la hausse du prix des ingrédients, des coûts de main-d’œuvre et des marges serrées, une mauvaise gestion des stocks de nourriture et de boissons peut rapidement impacter vos résultats. Que vous gériez la cuisine d’un restaurant très fréquenté ou un bar avec des centaines de bouteilles d’alcool,UGS, ou un service de restauration préparant des événements, le besoin d’un contrôle précis et en temps réel des stocks n’est pas négociable.

C’est là qu’intervient la transformation numérique. Les systèmes d’inventaire des restaurants modernes font plus que suivre ce qui se trouve sur vos étagères ; ils aident à réduire le gaspillage, à prévenir le vol, à rationaliser les achats et à fournir des données précises pour améliorer le coût des aliments.

Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les étapes pour transformer numériquement votregestion des stocks, avec des informations adaptées aux entreprises agroalimentaires. Nous vous montrerons également commentRapidStockpeut vous accompagner à chaque étape grâce à notre plateforme intuitive et évolutive conçue spécifiquement pour le secteur de l’hôtellerie.

Étape 1 : Comprendre les défis de la gestion manuelle des stocks

Avant de passer à un système numérique, il est essentiel d’identifier ce qui ne fonctionne pas dans le processus traditionnel :

Erreur humaine

Les comptages manuels prennent du temps et sont sujets à des erreurs.

Couche de données

Les systèmes papier ou tableurs ne sont pas mis à jour en temps réel.

Manque de visibilité

Sans données centralisées, il est difficile de suivre les tendances en matière de gaspillage, de perte ou d’utilisation.

Pas de normalisation

La mesure du coût des aliments par assiette ou le suivi du poids à vide des bouteilles d’alcool peuvent être incohérents au sein du personnel.

Systèmes numériques comme RapidStockrésolvez ces problèmes en automatisant la capture de données, en standardisant les mesures (y compris les poids à vide) et en générant des rapports sur lesquels vous pouvez agir.

Étape 2 : Choisir le bon outil d’inventaire numérique

Pas tousapplications de calcul du coût des aliments au restaurantsont créés égaux. Voici les caractéristiques indispensables à rechercher :

Suivi des stocks en temps réel

Connaissez vos niveaux de stock actuels sur plusieurs sites.

Outils intégrés de calcul des coûts des aliments

Pour un calcul précis des coûts des recettes, un suivi des marges bénéficiaires et une gestion du budget.

Support de poids à vide

Pour les bars, des poids de tare précis pour les bouteilles d’alcool sont essentiels pour suivre l’utilisation etrétrécissement.

Collaboration multi-utilisateurs

Pour les grandes équipes gérant des équipes ou plusieurs sites.

Accès basé sur le cloud

Vous pouvez ainsi gérer votre inventaire à tout moment et en tout lieu.

RapidStocka été conçu dès le départ avec ces fonctionnalités à l’esprit, ce qui en fait l’une des meilleures options pour les restaurants, les bars et les traiteurs événementiels cherchant à améliorer leurs opérations.

Étape 3 : Standardisez vos unités et processus d’inventaire

La qualité des systèmes numériques dépend de la qualité des données saisies. C’est pourquoi il est crucial de :

Définir les unités de mesure (UOM)

Par exemple, utilisez des grammes, des litres ou chacun, et non un mélange.

Configurer les poids de tare

En particulier pour les stocks de bars, l’utilisation de poids à vide standardisés pour les bouteilles garantit un suivi précis de l’épuisement.

Regrouper les éléments par catégorie

Créez des regroupements logiques, tels que des denrées périssables, des boissons ou des produits secs.

Recettes de documents

Incluez chaque ingrédient, sa quantité et les instructions de préparation pour suivre avec précision les coûts réels des aliments.

Avec RapidStockLa configuration est guidée et intuitive. Vous pouvez importer des feuilles de calcul, configurer des catégories personnalisées et même définir des tares par marque et par taille.

Étape 4 : Suivi numérique de l’utilisation et du gaspillage

Une fois le système configuré, commencez à suivre l’utilisation et les pertes quotidiennes :

Enregistrer ce qui est utilisé

Saisissez les données quotidiennes de préparation, de cuisson et de service.

Événements de déchets records

Qu’il s’agisse de détérioration, de préparation excessive ou de ratés.

Tailles des portions de piste

La variabilité des portions peut avoir un impact sur les bénéfices. Utilisez les données pour former le personnel et ajuster les recettes.

Une étude publiée dans leRevue internationale de gestion hôtelière(2018)Il a été constaté que la réduction du gaspillage alimentaire grâce aux outils d’inventaire numérique entraînait des économies de coûts moyennes allant jusqu’à 7 % pour les restaurants à service complet.

Étape 5 : Automatiser les calculs des coûts des aliments

L’un des avantages les plus importants denumérisation des stocksest la capacité d’obtenir un calcul précis et en temps réel des coûts des aliments.

Alors, comment calculez-vous le coût de la nourriture ?

Voici une formule simplifiée :

Coût des aliments % = (Inventaire initial + Achats – Inventaire final) ÷ ​​Ventes × 100

Mais ce n’est là qu’une vue d’ensemble. C’est la véritable rentabilité qui réside dans le calcul des coûts au niveau des recettes. Une bonne application de calcul des coûts des repas pour restaurants, commeRapidStockvous permet de :

• Décomposez le coût des ingrédients par plat à l’aide de l’éditeur d’articles POS de RapidStock
• Suivez les fluctuations de prix des fournisseurs à l’aide de l’extraction de factures par IA
• Examinez rapidement les performances de vos éléments de menu grâce à la fonction d’ingénierie de menu automatisée de RapidStock.
• Simulez instantanément les changements de marge avec de nouveaux prix dans l’éditeur d’articles POS.

Cela permet de prendre des décisions basées sur des échantillons de coûts pour des modèles alimentaires fondés sur des données en temps réel, et non sur des conjectures.

Étape 6 : Surveiller et optimiser la rotation des stocks

rotation des stocks, qui mesure la rapidité d’utilisation et de réapprovisionnement des stocks, est un indicateur clé de la rentabilité. Un taux de rotation élevé signifie généralement :

• Des ingrédients plus frais
• Moins de déchets
• Meilleure utilisation des flux de trésorerie

Des outils numériques comme RapidStockvous permettent de générer des rapports de rotation des stocks, vous aidant à décider :

• Quand commander à nouveau
• Quelles références se vendent le plus rapidement ?
• Où réduire ou augmenter ses muscles

Par exemple, les entreprises basées sur l’événementiel qui utilisent des modules d’inventaire d’événements peuvent comparer l’utilisation sur différents lieux et saisons pour planifier plus intelligemment.

Étape 7 : Intégration aux outils d’approvisionnement et de comptabilité

La véritable transformation vient de l’interconnectivité.RapidStockS’intègre aux outils d’approvisionnement et aux logiciels de comptabilité, pour que vos stocks ne soient pas cloisonnés. Cela vous aide à :

Réorganisation automatique

Basé sur des niveaux par prédéfinis

Coût des marchandises vendues (COGS)

Mises à jour en temps réel des systèmes comptables

Gestion des prix des fournisseurs

Découvrez quels ingrédients ont tendance à augmenter ou à diminuer

Piste d’audit

Chaque modification ou ajustement est enregistré à des fins de traçabilité

Un système connecté réduit le temps consacré au rapprochement des factures, à la préparation des rapports ou à la gestion des retours, et vous permet de vous concentrer davantage sur le service et la croissance.

Étape 8 : Formez votre équipe et définissez des indicateurs clés de performance

Aucune transformation numérique ne réussit sans les personnes.

Voici comment obtenir l’adhésion et maximiser l’adoption :

• Les sessions de formation sont des formations pratiques basées sur des scénarios avec votre plateforme (RapidStock l’inclut).
• Désignez des champions de l’inventaire pour désigner le personnel chargé de diriger le processus à chaque emplacement.
• Définissez des indicateurs clés de performance, tels que le pourcentage de réduction mensuel, l’écart d’inventaire ou les objectifs de coût des aliments.

RapidStockprend en charge les autorisations multi-utilisateurs, permettant aux membres de l’équipe d’avoir des niveaux d’accès adaptés à leurs rôles, ce qui renforce la responsabilité et le contrôle.

Étape 9 : Surveiller les résultats et les améliorer

Après un mois ou deux, réévaluez l’impact :

• Réduisez-vous les commandes excessives ?
• Les déchets ont-ils diminué ?
• Les coûts alimentaires correspondent-ils mieux aux revenus ?
• Les poids à vide de vos bouteilles d’alcool vous donnent-ils des données de versement précises ?

Utilisation de tableaux de bord et de rapports dansRapidStockVous pouvez suivre ces indicateurs clés de performance et les ajuster si nécessaire. La plateforme vous permet également de définir des alertes en cas de rupture de stock, d’articles périmés et d’utilisation inhabituelle, ajoutant ainsi une dimension proactive à vos opérations.

Pourquoi choisir RapidStock pour la transformation de votre inventaire numérique ?

Fondée en 2017,RapidStockest né d’une compréhension profonde des deuxplanification des stockset les besoins réels de l’hôtellerie. Ce qui a commencé comme une mission personnelle visant à résoudre les problèmes de coût de l’alcool dans les bars est devenu une plateforme robuste utilisée par les entrepreneurs du secteur alimentaire au Canada, aux États-Unis et en Europe.

Avec RapidStockVous n’achetez pas seulement un outil ; vous bénéficiez d’une application de gestion des coûts des repas qui évolue avec votre établissement. Que vous dirigiez un bar unique ou une chaîne de salles événementielles en pleine expansion, notre plateforme cloud vous aide à :

• Prenez le contrôle de votre inventaire
• Améliorer le coût des aliments et des boissons alcoolisées
• Réduire le gaspillage et les erreurs humaines
• Augmenter la rentabilité

Prêt à pérenniser votre entreprise alimentaire ?

Transformer numériquement votre inventaireCe n’est plus une option ; c’est un avantage concurrentiel. Dans un secteur où les marges bénéficiaires peuvent être très faibles, disposer de données claires, précises et accessibles peut faire toute la différence entre prospérer et simplement survivre.

RapidStockNous vous fournissons les outils, l’assistance et les informations nécessaires pour maîtriser l’inventaire de votre restaurant, de votre bar ou de vos événements. Du calcul du coût des aliments en temps réel au suivi du poids à vide des bouteilles d’alcool, nous rendons l’inventaire simple, innovant et évolutif.

Faites le premier pas vers la réussite de votre inventaire numérique

Visite https://rapidstock.com/fr/pour explorer notre plateforme,demander une démo, ou commencez votre transformation dès aujourd’hui.